Coincidenza delle verifiche notarili richieste dalle assemblee in presenza con quelle richieste dalle assemblee con intervento a distanza

La circostanza che un’assemblea si sia tenuta con l’intervento in presenza dei partecipanti o con il loro intervento, totale o anche solo parziale, con mezzi di telecomunicazione non assume alcuna rilevanza in ordine ai controlli e alle verifiche che deve effettuare il notaio al fine di:

attribuire ai fatti da lui testimoniati nel verbale la qualifica di “riunione assembleare” di una determinata società; verificare l’adempimento delle condizioni stabilite dalla legge nel caso di adozione di delibere soggette ad “omologa”. Le diverse modalità di svolgimento dell’assemblea influenzano unicamente la tipologia di detti controlli e verifiche in quanto gli stessi non sono standardizzati ma devono essere adeguati, secondo il libero apprezzamento del notaio, al caso concreto. Per attribuire ai fatti cui ha assistito il notaio la qualifica di “riunione assembleare” di un determinata società, sia nel caso di assemblea telematica che di assemblea in presenza, appare necessario che lo stesso verifichi la corrispondenza di quanto accaduto e percepito con quanto richiesto dalla legge e dallo statuto perché si verifichi tale fattispecie, nonché l’identità personale del presidente e la sua legittimazione formale a presiedere quella specifica assemblea. Per la verifica delle condizioni richieste dalla legge al fine di “omologare” le delibere adottate da assemblee tenute con mezzi di telecomunicazione il notaio dovrà prestare particolare attenzione alla circostanza che sia stato rispettato il metodo collegiale. In ogni caso i poteri di verifica e accertamento di cui all’art. 2371 c.c. spettano al presidente dell’assemblea, fermo restando l’obbligo del notaio di evidenziare nel verbale le eventuali incongruenze tra quanto dichiarato dal presidente con quanto da lui percepito o a lui noto.

Il diffondersi delle assemblee dei soci di società di capitale con l’intervento di tutti o alcuni dei partecipanti con mezzi di telecomunicazione ha reso ancor più evidente che l’attività di verbalizzazione e quella di verifica ed eventuale “omologa” di quanto verbalizzato da un notaio nella forma di atto pubblico sono tra loro distinte e si svolgono di regola in tempi diversi.

L’attività di verbalizzazione consiste nel rendere testimonianza scritta di un evento al quale si è assistito personalmente (cfr. orientamento A.A.12); quella di verifica nell’attribuire ai fatti verbalizzati la qualifica di “riunione assembleare” di una determinata società in luogo di quella di “assemblea apparente” o “assemblea inesistente”; mentre l’attività di “omologa” consiste nell’effettuare il controllo di legalità previsto all’art. 2436 c.c. ai fini dell’iscrizione delle delibere soggette a tale controllo nel registro delle imprese.

Tali attività sono comuni a tutte le assemblee, prescindendo dalla circostanza che gli interventi siano avvenuti in presenza fisica o tramite mezzi di telecomunicazione. Eventuali differenze possono sussistere solo sul tipo di verifiche e controlli che il notaio deve porre in essere al fine di escludere che i fatti cui ha assistito integrano un’assemblea apparente o inesistente, dato che tali controlli e verifiche non sono standardizzati ma sono rimessi alla sua libera e diligente valutazione e devono essere adattati al caso concreto.

È peraltro da evidenziare che la legge attribuisce al solo presidente dell’assemblea il compito di verificare:

l’identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascuno; l’identità dei membri degli organi sociali (gestori e di controllo) intervenuti; la regolare costituzione dell’assemblea e l’identità e legittimazione degli intervenuti; le modalità e il risultato delle votazioni, con l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti o dissenzienti, potendo il notaio rilevare, sotto questo profilo, solo eventuali incongruenze tra quanto accertato e dichiarato dal presidente e quanto da lui percepito o noto (cfr. orientamento A.A.13).

Nell’orientamento si è quindi ritenuto di affermare che per poter attribuire ai fatti verbalizzati la qualifica di “riunione assembleare” di una determinata società in luogo di quella di “assemblea apparente” o “assemblea inesistente” il notaio deve:

verificare la corrispondenza di quanto accaduto e percepito con quanto richiesto dalla legge e dallo statuto perché si sia tenuta una valida assemblea, ossia deve verificare direttamente, per quanto di sua competenza, o tramite le dichiarazioni rese dal presidente, per quanto di competenza di quest’ultimo, che la riunione alla quale ha assistito si sia tenuta nel rispetto delle regole procedimentali che sono proprie dell’assemblea dei soci di quella specifica società; dunque, ad esempio, che siano state rispettate le formalità di convocazione; che la discussione e deliberazioni siano avvenute su argomenti all’ordine del giorno; che l’assemblea fisica si sia tenuta in un luogo consentito dallo statuto; che sia stato raggiunto l’eventuale quorum costitutivo; che siano state rispettate le modalità con le quali sono stati effettuati gli eventuali interventi con mezzi di telecomunicazione, che sia stato rispettato il metodo collegiale; essere certo dell’identità personale del presidente e che il medesimo abbia la legittimazione formale a presiedere quella specifica assemblea, anche se di tali certezze non vi è obbligo di fare menzione nel verbale posto che il medesimo è atto senza parti, ossia senza “comparenti”, (cfr. orientamento A.A.12). Che il notaio raggiunga la certezza dell’identità personale del presidente e della sua legittimazione formale ad assumere tale ruolo è indispensabile (anche nelle assemblee in cui questi si intervenuto con mezzi di telecomunicazione) posto che il medesimo notaio potrà fare affidamento sugli accertamenti effettuati dal presidente ai sensi del combinato disposto degli artt. 2375 e 2371 c.c. solo se provengano dal soggetto in concreto legittimato a ricoprire tale funzione.