Modalità di svolgimento delle assemblee dopo il regime “emergenziale”

A decorrere dal 1° gennaio 2026, al cessare del regime “emergenziale” delle assemblee delle società di capitali, previsto dall’art. 106 d.l. 18/2020, introdotto all’inizio della pandemia del Covid-19 e poi ripetutamente prorogato (da ultimo con l’art. 3, comma 14-sexies, d.l. 202/2024), le modalità di svolgimento delle assemblee torneranno a essere regolate dalle norme del Codice Civile, secondo gli orientamenti interpretativi via via affermatisi, come segue.

(a) L’intervento con mezzi di telecomunicazione, anche in via esclusiva, è consentito ai soci delle s.p.a. solo in presenza di una apposita clausola statutaria, come richiesto dall’art. 2370, comma 4, c.c., mentre nelle s.r.l., nel silenzio della legge, è ammissibile anche in mancanza di apposita disposizione dello statuto, purché non espressamente vietato.

(b) In caso di assemblea totalitaria (in presenza cioè dei requisiti previsti dagli artt. 2366, comma 4, e 2479-bis, comma 5, c.c.), essa può svolgersi esclusivamente “a distanza”, anche in mancanza di alcuna clausola statutaria che preveda l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione.

(c) In caso di assemblea ritualmente convocata con indicazione di un luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, è necessario e sufficiente che nel luogo di convocazione si trovi il soggetto verbalizzante (segretario o notaio), mentre tutti gli altri soggetti possono intervenire e partecipare mediante mezzi di telecomunicazione, alle condizioni sopra ricordate sub a).

(d) È legittima la clausola statutaria che preveda che l’avviso di convocazione non indichi un luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, imponendo quindi a tutti i soci l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione per l’intervento in assemblea; è parimenti legittimo, purché non espressamente vietato dallo statuto, che l’avviso di convocazione, anche in mancanza di tale clausola, indichi esclusivamente un luogo virtuale e non fisico di svolgimento dell’assemblea, sempre alle condizioni ricordate sub (a).

Resta ferma, per le società con azioni negoziate in mercati regolamentati e/o in sistemi multilaterali di negoziazione, la disciplina normativa e regolamentare tempo per tempo vigente, relativa sia alle modalità di intervento diverse dalla partecipazione fisica sia al ricorso, anche esclusivo, al rappresentante designato.

1. - La massima intende fare il punto della situazione sulle regole applicabili alle assemblee di società di capitali dopo la cessazione del regime “emergenziale” previsto dall’art. 106 d.l. 18/2020, introdotto all’inizio della pandemia del Covid-19 e poi ripetutamente prorogato (da ultimo con l’art. 3, comma 14-sexies, d.l. 202/2024).

L’orientamento interpretativo si rende opportuno sia a fini ricognitivi e riepilogativi delle interpretazioni già affermate in precedenti massime di questo Consiglio Notarile sia per tener conto delle evoluzioni non solo legislative ma anche dottrinali e giurisprudenziali manifestatesi nel corso tempo, tali da meritare alcune integrazioni e precisazioni rispetto a quanto sostenuto in precedenza. In considerazione di quanto sopra, la motivazione della presente massima si limita richiamare sinteticamente i passaggi essenziali dei precedenti orientamenti interpretativi, soffermandosi semmai sui profili che presentano tratti di novità.

2. - Il primo aspetto considerato dalla massima concerne le condizioni alle quali è legittimo l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Per un verso, si ribadisce quanto espressamente risultante dall’art. 2370, comma 4, c.c., in forza del quale, per le s.p.a., cessato il citato regime emergenziale, la legittimità dell’intervento dei soci mediante mezzi di telecomunicazione è subordinata a una clausola statutaria che lo preveda espressamente, quand’anche in via del tutto generica. Si può aggiungere, a tal proposito, che la disposizione deve intendersi riferita all’intervento in senso stretto, ossia la partecipazione dei soci al fine di discutere e votare le materie poste all’ordine del giorno. Ciò non dovrebbe precludere, anche in mancanza di apposita clausola statutaria, che altri soggetti che assistono all’assemblea - quali gli amministratori e i sindaci - possano farlo mediante mezzi di telecomunicazione, proprio per la diversa natura della loro partecipazione, che non si sostanzia nell’esercizio del diritto di intervento e di voto dei soci, fattispecie alla quale evidentemente si riferisce il dettato dell’art. 2370 c.c.

Per altro verso, la massima sostiene la non necessità della clausola statutaria ai fini della legittimità dell’intervento dei soci di s.r.l. mediante mezzi di telecomunicazione.

A tal riguardo, nel periodo immediatamente successivo alla Riforma del 2003, si era avuto modo di affermare la legittimità dell’uso dei mezzi di telecomunicazione per l’intervento in assemblea di s.r.l. con la massima n. 14 del 10 marzo 2004, ritenendo che “sono più facilmente praticabili e praticati in società con pochi soci, reciprocamente ben noti, che non in società dalle assemblee affollate: sicché non si giustificherebbe un orientamento restrittivo al riguardo anche alla luce delle aperture all’autonomia statutaria e delle semplificazioni organizzative introdotte nella s.r.l.”. In tal sede si sosteneva l’applicabilità della medesima disciplina delle s.p.a., più per argomentare l’ammissibilità del ricorso ai mezzi di telecomunicazioni, pur non previsti dalla legge, che per limitarne l’utilizzo ai soli casi in cui un’apposita clausola lo consenta. Pertanto, res melius perpensa, si può senz’altro affermare che l’intervento “a distanza” non solo è certamente legittimo anche nelle s.r.l., ma esso può altresì considerarsi fisiologico nello stesso regime legale della s.r.l., senza che occorra necessariamente una clausola statutaria, come la legge richiede avvenga per le s.p.a.

Va infine ricordato, tanto per le s.p.a. quanto per le s.r.l., che l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione per l’intervento dei soci - salvo specifiche diverse regole dettate

dallo statuto - è soggetto alle disposizioni stabilite di volta in volta dall’avviso di convocazione, che può indicare limiti, condizioni e modalità di intervento dei soci con mezzi diversi dalla partecipazione fisica nel luogo indicato nell’avviso stesso (con facoltà beninteso di fornire le specifiche tecniche dell’eventuale collegamento anche in momenti successivi, prima della riunione).

3. - Il limite all’utilizzo di mezzi di telecomunicazione per l’intervento in assemblea, eventualmente derivante dall’assenza dell’apposita clausola statutaria nelle s.p.a., viene meno allorché si tratti di assemblea totalitaria, quando cioè sia rappresentato l’intero capitale sociale e partecipi all’assemblea la maggioranza dei componenti degli organi amministrativi e di controllo (art. 2366, comma 4, c.c.). In tale situazione - a prescindere dal fatto che dei mezzi di telecomunicazione si avvalgano tutti i soci e tutti i componenti degli organi di amministrazione e controllo, piuttosto che solo una parte di essi - ciò che rileva è la circostanza che tutti i partecipanti acconsentono, per il solo fatto di partecipare all’assemblea, a che tutti o alcuni dei partecipanti non siano fisicamente presenti in un medesimo luogo fisico, bensì siano collegati con i predetti mezzi di telecomunicazione.

4. - La massima ribadisce inoltre quanto già affermato nella massima n. 187 in data 11 marzo 2020, per il caso di assemblea convocata con indicazione di un luogo fisico di svolgimento della riunione, individuando nel solo segretario o notaio il soggetto la cui presenza fisica nel luogo di convocazione sia da ritenere necessaria e sufficiente.

Come si è già avuto modo di argomentare, infatti, la presenza sia del presidente che del segretario non può essere ritenuta necessaria - alla luce del regime legale - in quanto, oltre a mancare una norma che espressamente lo imponga, non si ravvisano ostacoli a che la funzione di direzione dei lavori assembleari da parte del presidente sia adeguatamente svolta “a distanza”, mediante i mezzi di telecomunicazione consentiti dallo statuto, senza la presenza fisica del presidente nel luogo di convocazione.

Lo stesso non sembra potersi dire, invece, per lo svolgimento della funzione di verbalizzazione, tanto nei casi di verbalizzazione in forma di scrittura privata quanto nei casi di verbalizzazione in forma di atto pubblico ad opera di un notaio. A ben vedere, infatti, la verbalizzazione di un’assemblea convocata in un determinato luogo consiste nella descrizione dei fatti che sono accaduti (anzitutto) nel luogo fisico di svolgimento dell’assemblea, o che comunque potrebbero accadere in detto luogo, anche dopo l’inizio dei lavori assembleari (si pensi al caso di un cui uno o più partecipanti giungano in ritardo nel luogo di convocazione). Ne consegue che, mentre nulla osta ad ammettere l’assenza fisica del presidente nel luogo di convocazione - potendo egli valutare di essere in grado di dirigere i lavori assembleari anche mediante mezzi di telecomunicazione, a seconda delle circostanze fattuali del caso concreto - non sembra che il regolare svolgimento del procedimento assembleare possa fare a meno della presenza fisica del segretario o del notaio nel luogo di convocazione.

Allo stesso modo, si deve ribadire quanto ulteriormente affermato nella medesima massima n. 187, circa la funzione delle clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo), volte di regola alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Si può pertanto ritenere che esse, specie se genericamente formulate in tal senso, non impediscano lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti (diversi dal soggetto verbalizzante) mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi comunque redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica. Anche quest’ultima possibilità, sostenuta sin dalla massima n. 45 in data 19 novembre 2004 (e ampiamente confermata da plurimi orientamenti interpretativi), deve essere a maggior ragione ribadita, non essendo stata per nulla influenzata dal regime emergenziale introdotto con l’art. 106 d.l. 18/2020.

5. - Anche l’ultimo punto della presente massima è stato affermato e ampiamente argomentato in una precedente massima - n. 200 in data 23 novembre 2021 - che viene qui ribadita e confermata.

Si è infatti avuto modo di sottolineare che il dato letterale dell’art. 2366 c.c. - là dove dispone che l’avviso di convocazione deve indicare, tra l’altro, il “luogo dell’adunanza” - non pare decisivo nel senso di precludere una convocazione non già in un luogo fisico, bensì in un luogo “virtuale”, cui tutti gli aventi diritto accedano esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione.

La previsione dell’indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea è infatti suscettibile di un’interpretazione al passo con l’evoluzione dei tempi e della stessa legislazione, ritenendo cioè che il luogo che deve necessariamente essere indicato nell’avviso di convocazione possa anche non essere un luogo “fisico”, bensì anche (solo) un luogo “virtuale”, consistente nella o nelle piattaforme informatiche o di telecomunicazione che saranno utilizzate per l’intervento in assemblea.

Si è così giunti ad affermare - anche sulla base di argomenti di carattere sistematico e funzionale, per i quali si rinvia alla citata massima n. 200 - che, in presenza di una clausola statutaria che consenta genericamente l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione - alla stregua di quanto prevede l’art. 2370, comma 4, c.c. - l’organo amministrativo (o comunque il soggetto che effettua la convocazione) possa legittimamente indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo l’indicazione del luogo fisico di convocazione.

La decisione in tal senso dell’organo amministrativo, come qualsiasi decisione riguardante il funzionamento della società, deve ovviamente essere presa in modo diligente e deve essere volta al corretto esercizio dei diritti sociali da parte dei soci, nel rispetto dei principi di buona fede e di parità di trattamento. La legittimità della convocazione senza indicazione di alcun luogo fisico, bensì solo mediante mezzi di telecomunicazione, va quindi a fortiori affermata laddove, come nel caso ipotizzato nella massima, siffatta facoltà dell’organo amministrativo sia espressamente prevista da una clausola statutaria, fermo restando che essa non può essere reputata di per sé necessaria ai fini della validità della convocazione senza indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione assembleare.