Natura di verbale dell’atto pubblico notarile che recepisce le determinazioni degli organi monocratici

Le determinazioni degli organi monocratici delle società (amministratore unico e liquidatore unico) hanno la stessa identica natura delle analoghe deliberazioni degli organi collegiali. Le medesime costituiscono un elemento del procedimento endosocietario di formazione della volontà sociale, non assurgono al rango di negozi giuridici autonomi e si formalizzano attraverso la loro enunciazione al notaio.

L’atto pubblico con il quale vengono recepite le determinazioni degli organi monocratici ha dunque la natura di verbale e soggiace alle regole di ricevibilità e di controllo di legittimità da parte del notaio previste par tali atti. A ciò consegue che il notaio non può rifiutarsi di far constare dal verbale le determinazioni assunte in sua presenza da un organo monocratico, anche se contrarie a norme espresse o all’ordine pubblico.

L’orientamento in oggetto affronta la questione di quale sia la natura dell’atto pubblico che recepisce le determinazioni di un organo monocratico.

Se, infatti, nessun dubbio sorge sulla natura di verbale dell’atto che documenta il procedimento (endosocietario) di formazione delle decisioni di un organo collegiale, altrettanto non può dirsi per l’organo monocratico, poiché nessun procedimento formale è di regola richiesto, e dunque documentabile, perché questi assuma le sue decisioni.

La volontà degli organi unipersonali coincide con quella della persona che li costituisce, attiene al suo intimo pensare, pertanto può evolversi liberamente fino a quando non viene rappresentata all’esterno, solo in quel momento si formalizza divenendo rilevante. Negli organi unipersonali, l’atto di amministrazione finisce col sovrapporsi, fino a coincidere, con quello di rappresentanza.

L’esigenza di documentare attraverso un verbale l’adozione delle decisioni degli organi sociali non è dunque generica, ma è riferibile unicamente agli organi collegiali, in quanto solo tali organi sono incapaci di esprimere una qualunque volontà al di fuori di un procedimento tipizzato che consenta la sintesi delle volontà dei loro componenti, cioè la celebrazione di una riunione in cui avvenga una discussione, una votazione e si concluda con la redazione di un verbale che documenti quanto accaduto. La circostanza che una volta verbalizzata la decisione adottata da un organo collegiale diventi immodificabile (salvo una sua formale revoca con una delibera successiva), non è voluta dall’ordinamento, ma è una conseguenza necessaria della sua natura di sintesi delle volontà di più persone, dunque non e riferibile agli organi unipersonali, i quali, possono liberamente mutare la loro volontà fino a quando non l’hanno attuata.

Esistono tuttavia delle eccezioni a tale principio, dei casi, cioè, in cui l’ordinamento pretende che anche l’organo monocratico formalizzi l’adozione di una determinata decisone mediante un atto pubblico prima di attuarla. Si pensi al caso della decisione di emissione di obbligazioni da parte dell’amministratore unico (art. 2410 c.c.) o a quello dell’approvazione della proposta e delle condizioni del concordato da parte dell’amministratore unico o del liquidatore unico (art. 152 legge fall). In tali casi si pone il problema di individuare la natura dell’atto che recepisce le determinazioni dell’organo unipersonale, posto che non viene celebrata alcuna riunione, non c’è discussione, né votazione, semplicemente la persona che costituisce l’organo esprime la sua volontà al notaio il quale la riceve in un atto sottoscritto da lui e dalla parte, come accade per qualsiasi atto pubblico. Tale atto può dunque essere ritenuto un verbale?

La domanda non ha una rilevanza solo formale, poiché nel caso in cui si tratti di un normale atto pubblico il notaio dovrà rifiutarsi di riceverlo ogniqualvolta sia contrario ad una norma imperativa, al buon costume o all’ordine pubblico (art. 28 legge notarile), sarà inoltre necessaria a pena di nullità la sottoscrizione della parte, mentre nel caso in cui si tratti di un verbale il notaio avrà l’obbligo di riceverlo indipendentemente dalla legalità del suo contenuto, e lo stesso si perfezionerà anche di fronte al rifiuto della parte di sottoscriverlo.

La risposta al quesito viene fornita dallo stesso legislatore, il quale, negli articoli che impongono l’adozione formale di determinate decisioni degli organi amministrativi definisce espressamente “verbale” l’atto dal quale tali decisioni devono risultare, indipendentemente dalla circostanza che siano adottate da un organo collegiale ovvero da un organo monocratico (vedi ad es. artt. 2410 c.c., sull’emissione delle obbligazioni, e art. 2505, comma 2, c.c., sulla fusione di società interamente posseduta).

Bisogna inoltre considerare che il codice prevede che determinate decisioni degli organi gestori, anche se adottate in composizione monocratica, sono soggette al cosiddetto controllo “omologatorio” ex art. 2436 c.c. da parte del notaio che le ha ricevute (vedi ad es. art. 152 legge fall. e 2410 c.c.). Tale controllo è per sua natura compatibile con i soli verbali, in quanto effettuandosi ex post non può mai concludersi con il rifiuto da parte del notaio di ricevere l’atto.

Per tali motivi si deve ritenere che l’atto pubblico con il quale un notaio riceve le determinazioni di un organo unipersonale ha natura di verbale.