Redazione non contestuale del verbale assembleare

È conforme alla legge il verbale di assemblea, redatto con atto notarile ai sensi dell’art. 2375 c.c., benché non contestuale, cioè perfezionato non al termine dell’assemblea bensì entro il periodo di tempo da ritenersi congruo in relazione al grado di complessità della verbalizzazione, e/o mancante della sottoscrizione del presidente dell’assemblea.

Il verbale assembleare assolve a una funzione di prova, controllo e informazione: prova dei fatti verificatisi in assemblea, ivi incluse le deliberazioni adottate; controllo della regolarità del procedimento assembleare; informazione a soci e a terzi su dati e fatti concernenti la società, anche non strettamente inerenti alla riunione assembleare (funzione quest’ultima particolarmente sollecitata, nelle società che fanno appello al pubblico risparmio, dalla regolamentazione CONSOB).

Per assolvere ai fini predetti, il verbale necessita di tempi di redazione direttamente proporzionali alla complessità del “fatto assembleare”, al grado di analiticità richiesto o ritenuto opportuno e alle conseguenti difficoltà incontrate nella verbalizzazione, per assicurarne la fedeltà, la precisione e la completezza nell’interesse dei soci e dei terzi.

Vista l’assenza di norme o principi esplicitamente o implicitamente contrari regolanti la materia o ad essa applicabili in via analogica, e in considerazione dell’uso o prassi invalsa nella verbalizzazione di organi collegiali anche diversi dalle assemblee societarie, si ritengono allora ammissibili le seguenti ipotesi di verbale non contestuale:

redazione del verbale con soluzione di continuità rispetto all’assemblea ed eventualmente in luogo diverso da quello in cui si è tenuta l’assemblea, con sua ultimazione nell’arco della stessa giornata in cui si è tenuta l’assemblea; inizio di redazione del verbale nel giorno in cui si è tenuta l’assemblea e sua ultimazione in giorno successivo; inizio e ultimazione del verbale in giorni successivi (l’inizio in giorno diverso da quello della riunione può essere variamente giustificato: riunione terminata ad ore tarde; necessità di organizzare e ponderare il materiale sulla cui base redigere il verbale “a mente fresca”; opportunità di recuperare preventivamente strumenti di ausilio alla verbalizzazione, come le registrazioni audio/video, che in ipotesi non siano immediatamente disponibili; ecc.).

Al fine di una corretta informazione dei terzi e di un puntuale rispetto della legge notarile, è opportuno che nel verbale si dia conto sia della data di inizio sia della data di ultimazione del verbale, con sua iscrizione a repertorio avendo riguardo alla data di ultimazione.

Resta fermo che l’ultimazione del verbale non può legittimamente protrarsi per un periodo di tempo ingiustificato alla luce delle esigenze della verbalizzazione e al punto da mettere in pericolo l’affidamento sulla memoria e sulle capacità del verbalizzante, e dunque sulla fedeltà del verbale.

Quanto alla sottoscrizione del verbale ad opera del presidente, abitualmente presente nella prassi, la sua non necessità ai fini della validità del verbale notarile – tesi ormai generalmente accettata – dipende dai seguenti argomenti:

la lettera dell’art. 2375 c.c., nel richiedere che il verbale sia sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio, si presta a essere letta nel senso che la sottoscrizione del notaio è alternativa alle sottoscrizioni sia del presidente sia del segretario (e comunque non impone la lettura opposta, nel senso della alternatività alla sola sottoscrizione del segretario); la richiesta presenza del notaio nelle assemblee straordinarie deriva dall’interesse generale ad una verbalizzazione imparziale, assistita dall’efficacia di prova piena dell’atto pubblico, scevra da condizionamenti ad opera dei più diretti interessati: sarebbe in forte contrasto con tale scelta richiedere la sottoscrizione del presidente, con sua conseguente possibilità di impedire la verbalizzazione o di incidere sul contenuto del verbale a pena di rifiuto di sottoscrizione, perché il presidente dell’assemblea, oltre ad essere un protagonista della vicenda assembleare, autore di dichiarazioni e fatti da documentare, viene eletto dalla maggioranza assembleare o ricopre la carica per scelta dello statuto, che solitamente la demanda a un amministratore, sicché egli è titolare o rappresenta interessi ben determinati e parziali; proprio perché l’intervento del notaio verbalizzante ha lo scopo e l’effetto non di dare forma pubblica a dichiarazioni di parte, ma di accertare e dar conto “del fatto assembleare” in modo imparziale e nell’interesse generale come sopra specificato, nell’atto pubblico “verbale assembleare” non vi è una “parte dell’atto” nel senso indicato dalla legge notarile, nel senso cioè di soggetto che ha la disponibilità della documentazione notarile (avendo la disponibilità del relativo interesse) con il potere di incidere sul contenuto dell’atto (in ispecie, “parte” non è il presidente dell’assemblea): pertanto non vi è un soggetto che debba approvare il contenuto del verbale, con potere di pretenderne modifiche, rispetto al quale occorra osservare necessariamente le formalità di costituzione formale in atto, lettura e sottoscrizione dell’atto.