Tempi e regole per la formazione del verbale notarile di organi collegiali diversi dall’assemblea

Pur in assenza di un espresso richiamo legislativo si applicano alla verbalizzazione per atto notarile dell’adunanza e delle deliberazioni di organi collegiali diversi dall’assemblea le regole dettate per la redazione del verbale delle deliberazioni assembleari e quindi:

il verbale potrà essere redatto anche in un giorno successivo a quello della riunione purché nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito o di pubblicazione delle deliberazioni ivi documentate; il verbale può essere sottoscritto dal solo notaio senza che sia richiesta a pena di invalidità la sottoscrizione del presidente del collegio; il verbale deve essere iscritto nel repertorio del notaio verbalizzante nel giorno della sua redazione e non in quello in cui si è tenuta la riunione; non sono applicabili le disposizioni della legge notarile relative sia alla necessità dell’assistenza dei testimoni o della rinunzia agli stessi sia alla necessità della lettura del documento al presidente del collegio; nel caso in cui uno o più intervenuti abbiano compiuto interventi in lingua non compresa dal verbalizzante, tali interventi dovranno essere tradotti in modo da assicurarne al soggetto verbalizzante la comprensione senza però vincoli formali, non risultando applicabili gli artt. 55, 56 e 57 della legge notarile.

L’attuale normativa della s.p.a. prevede numerose fattispecie nelle quali è richiesta la verbalizzazione notarile, oltre al controllo notarile di legalità, di deliberazioni del consiglio di amministrazione nei sistemi tradizionale e monistico ovvero del consiglio di gestione nel sistema dualistico (nonché dei relativi comitati esecutivi in caso di delega di funzioni).

Si pensi: all’attribuzione statutaria di competenze in senso lato modificative dello statuto normalmente spettanti all’assemblea straordinaria, le quali nel sistema dualistico possono essere attribuite anche al consiglio di sorveglianza, nei casi previsti dall’art. 2365, comma 2°, c.c.; all’emissione di obbligazioni (art. 2410 c.c.) e di strumenti finanziari che condizionano tempi ed entità del rimborso del capitale all’andamento economico della società (art. 2411, comma 3°, c.c.); all’emissione delegata di obbligazioni convertibili (art. 2420 ter c.c.); all’aumento delegato del capitale (art. 2443 c.c.); alla riduzione delegata del capitale per perdite nel caso previsto dall’art. 2446, comma 3°, c.c.; alla costituzione di patrimoni destinati “unilaterali” (art. 2447 ter e seguenti c.c.). Nella s.r.l. vanno ricordati gli analoghi casi dell’aumento delegato di capitale (art. 2481 c.c.), della riduzione delegata del capitale per perdite nell’ipotesi prevista dall’art. 2446, comma 3°, c.c. richiamato dall’art. 2482 bis, comma 6° c.c. e della fusione e scissione semplificate attribuite dall’atto costitutivo all’organo amministrativo (artt. 2505, comma 2°, c.c. e 2505 bis, comma 2°, c.c.).

Ciononostante in tema di s.p.a. nessuna disposizione è dedicata alla verbalizzazione delle delibere di tali organi, la cui necessità si inferisce – oltre che dai richiami all’art. 2436 c.c. nelle ipotesi sopra menzionate – dall’obbligo di tenuta dei libri delle adunanze e delle deliberazioni degli organi medesimi, i quali libri non potranno che contenere la trascrizione (o la diretta stesura, quando è possibile) dei verbali delle riunioni. Anche nella disciplina della s.r.l. manca una norma generale in materia; tuttavia per l’aumento delegato di capitale l’art. 2481 c.c. richiede che la decisione degli amministratori risulti «da verbale redatto senza indugio da notaio».

L’assenza di una normativa specifica nel campo in esame lascia aperta una lacuna da colmare attraverso lo strumento dell’analogia. E in effetti ricorrono tutti i presupposti perché si possano prelevare dalle disposizioni dettate per il verbale assembleare (artt. 2375 e 2371, comma 1°, c.c.) e dalla loro retta interpretazione (cfr. la massima n. 45) le regole da applicare al verbale dell’organo amministrativo, di gestione e di sorveglianza, almeno nei casi in cui è previsto l’intervento del notaio verbalizzante. Si tratta infatti di organi collegiali, che operano secondo un procedimento identico nelle sue fasi a quello assembleare e che presentano le stesse problematiche di documentazione, non costituendo differenze tali da impedire l’estensione analogica aspetti specifici quali l’inammissibilità di partecipazione dei membri alla riunione per mezzo di delega, gli obblighi di comportamento posti in capo ai membri portatori di interessi propri o il voto capitario.

Conferma questa conclusione l’ampliamento delle cause di invalidità delle deliberazioni del consiglio di amministrazione a tutte le ipotesi di non conformità alla legge e allo statuto, con richiamo all’art. 2377 c.c., in quanto compatibile, per il caso di deliberazioni lesive dei diritti dei soci (art. 2388, comma 4°, c.c.): da ciò deriva la possibile invalidità delle deliberazioni consiliari per inesattezza o incompletezza del verbale nei casi previsti dall’art. 2377, comma 5°, n. 3 c.c. Mancando, per contro, il richiamo dell’art. 2379 c.c., anche le ipotesi di mancanza del verbale che provocano la nullità delle deliberazioni assembleari sembrano confluire tra i casi di invalidità per non conformità alla legge di cui all’art. 2388, comma 4°, c.c. Il che non esclude – ma anzi conferma a maggior ragione – l’ammissibilità di un verbale tardivo allo scopo di sanare una delibera consiliare invalida per verbale mancante, incompleto o inesatto.

Si può pertanto fare pieno rinvio alla motivazione della massima n. 45 per la giustificazione di quanto esposto nella presente massima, avendo cura di precisare che anche la verbalizzazione “senza indugio” di cui all’art. 2381 c.c. non può non essere interpretata, per coerenza sistematica e per la ricorrenza di una medesima ratio, come equivalente a verbalizzazione “senza ritardo, nei tempi necessari per la tempestiva esecuzione degli obblighi di deposito e di pubblicazione” di cui all’art. 2375, comma 3°, c.c.. Non avrebbe alcun fondamento logico normativo, infatti, il pensare che nella sola occasione dell’aumento di capitale delegato al consiglio di amministrazione nella s.r.l. si sia voluto pretendere una realizzazione del verbale in tempi più stretti rispetto a quanto in generale richiesto nella verbalizzazione assembleare di s.p.a. e s.r.l.